Assurance collective – Les 5 erreurs commises par les employeurs
L’assurance collective est sans contredit un des avantages sociaux les plus recherchés par les employés et ce, particulièrement par la génération Y. Il est toutefois important de bien en saisir les règles pour s’éviter des embrouilles et simplifier sa gestion! Voici les 5 erreurs les plus fréquemment commises par les employeurs!
1. Choisir qui on veut assurer ou non
Le principe à la base de l’assurance collective est «l’antisélection». Autrement dit, l’assureur ne pose pas de questions de santé afin de sélectionner qui il assurera ou non. Tous les employés y sont admissibles peu importe leur condition de santé.
L’employeur peut déterminer des critères d’admissibilité (ex : 6 mois d’ancienneté et effectuer minimum 30 heures/semaine) et il peut également décider d’offrir le régime à une classe spécifique d’employés seulement (ex : cadres, employés de bureau, employés d’entrepôt…). Toutefois si une personne remplit les critères d’admissibilité et appartient à une catégorie d’employés où le régime est offert, l’employeur doit l’assurer. Ce n’est pas un choix arbitraire. Parfois l’employeur, avec une bonne intention, demande à son employé s’il veut participer ou non et n’inscrit pas l’employé si ce dernier dit ne pas en avoir besoin. En plus d’être une infraction à la loi de l’assurance médicaments, ceci comporterait assurément un obstacle important à la pérennité du régime, car bien sûr, les personnes qui disent «avoir vraiment besoin d’assurance» sont ceux qui réclament énormément et donc les coûts du régime augmenteraient en flèche.
La loi sur l’assurance médicaments
La loi sur l’assurance médicaments est par ailleurs claire à cet effet : une personne admissible à un régime privé d’assurance collective doit y adhérer et depuis 2007 la loi spécifie que c’est la responsabilité de l’employeur de l’adhérer et de prélever les primes sur sa paye dès son admissibilité.
2. Dépasser le délai d’admissibilité pour l’inscription d’un nouvel employé
Bien sûr, malgré toute la bonne foi, il arrive qu’on «passe tout droit». L’assureur couvre tous vos employés et ne pose aucune question de santé, toutefois le contrat comporte généralement une limite de 31 jours. Autrement dit, si le délai d’admissibilité est par exemple de 6 mois après l’embauche, l’assureur vous accordera un délai de grâce de 31 jours additionnels pour inscrire cet employé sans poser de questions de santé. Par contre, si vous excédez ce délai, l’assureur accordera l’assurance médicaments, mais soumettra l’employé à des questions de santé pour les autres garanties (assurance vie, invalidité) et refusera un employé qui ne rencontre pas ses standards.
3. Oublier de se faire rembourser les primes d’assurance lorsque l’employé s’absente pour plusieurs semaines
À moins que l’employeur ne paie 100% de la prime d’assurance (ce qui est assez rare), la charge d’assurance collective est partagée entre l’employeur et l’employé. L’employeur paie la facture d’assurance collective et prélève ensuite la portion payable par chacun de ses employés directement sur leur paye. Ceci s’applique bien sûr lorsque l’employé est au travail, mais lorsqu’il n’y est pas pour plusieurs semaines (ex : maladie, maternité ou sans solde), l’employé doit alors acquitter sa portion de l’assurance collective par chèque à l’employeur. Pour conserver sa couverture d’assurance, l’employé doit payer sa part. Employeurs : ces sommes vous reviennent, alors réclamez-les! Bien sûr, rien ne vous empêche de prendre entente avec l’employé si ce dernier éprouve des difficultés financières, mais ces sommes vous appartiennent. Donc lorsqu’un employé tombe en congé de maladie ou de maternité, communiquez avec votre courtier afin que ce dernier vous fournisse la montant payable par l’employé.
4. Ne pas inscrire un employé parce qu’il est couvert sur le régime de son conjoint
À première vue, ça semble parfaitement logique non? L’employé est déjà couvert par le régime de son conjoint, alors pourquoi l’inscrire à notre régime? ATTENTION : il est couvert sur le régime de son conjoint pour l’assurance médicaments et possiblement dentaire, mais pas pour l’assurance vie et l’assurance invalidité (salaire). Donc l’employé pourra s’exclure des couvertures médicaments et dentaire sur votre régime, mais il doit être couvert pour les protections de base de vie et d’invalidité.
Saviez-vous qu’un employé qui est admissible à l’assurance collective, mais qui n’y a pas été inscrit pourrait poursuivre son employeur s’il devait s’absenter pour maladie pour une longue période sans pouvoir avoir droit aux prestations de l’assureur? L’employeur pourrait alors devoir payer le salaire à l’employé pour la durée de son congé.
Et si pire, l’employé décédait? La succession de cet employé pourrait réclamer à l’employeur le montant d’assurance vie à laquelle l’employé aurait eu droit s’il avait été assuré. Le but ici n’est pas de faire une campagne de peur, mais pour les quelques dollars que coûtent généralement l’assurance vie et invalidité le risque n’en vaut pas la chandelle. Adhérez tous vos employés admissibles!
5. Oublier d’informer l’assureur suite aux ajustements de salaire
J’en conviens ce n’est pas forcément le premier réflexe de penser d’aviser son l’assureur ou son courtier lorsqu’on effectue des ajustements de salaire, mais ce petit geste a toute son importance. Pourquoi? En fait, le salaire inscrit au dossier d’assurance de l’employé est celui qui sera la référence en cas de congé de maladie. Donc si le salaire de l’employé est passé de 40 000$ à 45 000$ au cours des dernières années et que vous avez oublié d’en aviser votre courtier, les prestations auxquelles l’employé aurait droit en cas de maladie seraient calculées à partir d’un salaire de 40 000$ et non 45 000. Bien souvent, un ajustement de salaire a un impact minime sur la prime d’assurance collective. Lorsque vous avisez le service de paye, pensez aussi à votre assureur!
Véronique Plessis Bélair
Directrice – Régimes de retraite, Assurance collective & Services conseils
Conseillère en assurance et rentes collectives
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Conseils fiscaux de fin d’année pour 2016
