Loi sur la RAMQ – Responsabilités de l’employeur et de l’employé

CE QUE DICTE LA RAMQ

• Au Québec, la RAMQ stipule que toute personne ayant accès à un régime privé d’assurance médicaments que ce soit par le biais de son employeur, via une association professionnelle ou encore via l’employeur de son conjoint DOIT y adhérer. 
• La personne admissible à un régime privé a également la responsabilité d’assurer son conjoint et enfants à charge si ces derniers ne sont pas assurés sur un autre régime privé. 
• Une personne ayant accès à un régime d’assurance collective à son emploi ne pourrait donc pas décider de ne pas y adhérer et de demeurer sur le régime public (RAMQ).

RAMQ – RESPONSABILITÉS DE L’EMPLOYEUR

• En tant qu’employeur vous avez défini des critères d’admissibilité à l’assurance collective (ex : 6 mois de travail continu à votre emploi et la personne doit faire un minimum de 25h/semaine pour être admissible). Lorsqu’un employé devient admissible, il est donc de votre ressort de lui remettre le formulaire d’adhésion à l’assurance collective et de lui présenter les grandes lignes du régime.
• En vertu de la Loi sur l’assurance médicaments, en tant qu’employeur vous devez  prélever le montant de la d’assurance collective directement sur la paie de l’employé de chaque employé admissible et remettre ces sommes à l’assureur ou à l’administrateur du régime. Sachez par ailleurs que seul l’employé vous ayant fourni une preuve qu’il est couvert par un autre régime privé d’assurance médicaments peut être exempté de ce prélèvement. Des amendes allant de 1 000 $ à 10 000 $ peuvent être imposées aux employeurs qui ne respectent pas cette obligation. À titre de preuve qu’un employé est couvert par le régime de son conjoint, voici quelques exemples de documents que vous pourriez accepter :
  • Une copie de la carte d’assurance collective qui comprend soit le nom de votre employé à titre d’assuré ou encore la mention qu’il détient une couverture familiale pour les médicaments
  • Une lettre provenant de l’assureur, de l’employeur ou de l’administrateur du régime du conjoint attestant que votre employé est couvert sur leur régime pour l’assurance médicaments
  • Une lettre ou certificat provenant de l’association professionnelle attestant que votre employé est couvert sur le régime
• Sachez toutefois que votre responsabilité légale envers la RAMQ se limite à vos employés. Ainsi, si un employé n’inscrit pas son conjoint de fait ou époux à votre régime d’assurance privé et que le conjoint n’a pas d’assurance à son emploi, vous n’êtes pas passible de pénalité de ce côté, mais l’employé lui serait passible d’une pénalité.
• Pour plus de détails sur vos responsabilités en tant qu’employeur vous pouvez visiter cette section du site de la RAMQ ou vous pouvez également consulter les textes de lois et les règlements de la RAMQ ici.

RAMQ – RESPONSABILITÉS DE L’EMPLOYÉ

• L’employé a la responsabilité de compléter son adhésion au régime privé offert par son employeur
• Si avant de participer au régime de son employeur, l’employé était inscrit sur le régime public de la RAMQ, il est de son ressort de se désinscrire du régime public (il peut le faire en communiquant avec la RAMQ au 1-800-561-9749)
• Il a également l’obligation d’assurer son conjoint et ses enfants à charge si ces derniers ne sont pas déjà assurés sur un autre régime privé.

QUELQUES CONSEILS POUR ÉVITER LES EMBROUILLES

• Lorsque vous embauchez un employé, fixez-vous un rappel environ 3 à 4 semaines avant sa date d’admissibilité pour lui rappeler de vous remettre son formulaire d’adhésion signé
• Puisque la situation matrimoniale de vos employés peut changer sans que vous en soyez nécessairement informés (ex : l’employée X s’est séparée et était couverte sur l’assurance de son conjoint pour les médicaments), faites de petites validations périodiques auprès de votre personnel (ex : 1 fois ou 2 par année) pour vous assurer que tous les employés admissibles sont couverts via votre régime ou celui de leur conjoint.
• Si un employé tarde à remettre son formulaire d’adhésion au régime, pour vous éviter d’être pris en défaut advenant une enquête de la RAMQ,  inscrivez le sur le plan d’assurance avec une couverture individuelle et prélevez le montant sur sa paye dès sa date d’admissibilité à l’assurance et avisez-le que vous procédez ainsi.
• Même si, en tant qu’employeur, vous n’êtes pas passible d’amende si l’un de vos employés omettait d’assurer son conjoint ou ses personnes à charge sur votre régime alors que ces derniers ne sont pas couverts par un autre régime privé, ce serait bien de les informer ou de leur rappeler qu’ils doivent le faire pour se conformer à la loi. Ça pourrait leur éviter de potentiels pépins et ils vous en seront sans doute reconnaissants, car plusieurs personnes ne connaissent pas cet aspect de la loi sur la RAMQ.
• Si vos employés vous questionnent à ce sujet, vous pouvez les référer au dépliant explicatif de la RAMQ «L’assurance médicaments c’est OBLIGATOIRE»

Si vous avez d’autres questions au sujet de vos obligations en regard de la loi sur la RAMQ ou encore si vous avez des préoccupations par rapport à un cas en particulier, n’hésitez pas à communiquer avec nous!

Sources : Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec, RAMQ : Dépliant L’assurance médicaments c’est OBLIGATOIRE, Lois et règlements sur le Régime général d’assurance médicaments