Loi sur la RAMQ – Responsabilités de l’employeur et de l’employé

RAMQ-responsabilités-employeur-et-employé

CE QUE DICTE LA RAMQ

  • Au Québec, la RAMQ stipule que toute personne ayant accès à un régime privé d’assurance médicaments que ce soit par le biais de son employeur, via une association professionnelle ou encore via l’employeur de son conjoint DOIT y adhérer. 
  • La personne admissible à un régime privé a également la responsabilité d’assurer son conjoint et enfants à charge si ces derniers ne sont pas assurés sur un autre régime privé. 
  • Une personne ayant accès à un régime d’assurance collective à son emploi ne pourrait donc pas décider de ne pas y adhérer et de demeurer sur le régime public (RAMQ).

 

RAMQ – RESPONSABILITÉS DE L’EMPLOYEUR

  • En tant qu’employeur vous avez défini des critères d’admissibilité à l’assurance collective (ex : 6 mois de travail continu à votre emploi et la personne doit faire un minimum de 25h/semaine pour être admissible). Lorsqu’un employé devient admissible, il est donc de votre ressort de lui remettre le formulaire d’adhésion à l’assurance collective et de lui présenter les grandes lignes du régime.
  • En vertu de la Loi sur l’assurance médicaments, en tant qu’employeur vous devez  prélever le montant de la d’assurance collective directement sur la paie de l’employé de chaque employé admissible et remettre ces sommes à l’assureur ou à l’administrateur du régime. Sachez par ailleurs que seul l’employé vous ayant fourni une preuve qu’il est couvert par un autre régime privé d’assurance médicaments peut être exempté de ce prélèvement. Des amendes allant de 1 000 $ à 10 000 $ peuvent être imposées aux employeurs qui ne respectent pas cette obligation. À titre de preuve qu’un employé est couvert par le régime de son conjoint, voici quelques exemples de documents que vous pourriez accepter :
    • Une copie de la carte d’assurance collective qui comprend soit le nom de votre employé à titre d’assuré ou encore la mention qu’il détient une couverture familiale pour les médicaments
    • Une lettre provenant de l’assureur, de l’employeur ou de l’administrateur du régime du conjoint attestant que votre employé est couvert sur leur régime pour l’assurance médicaments
    • Une lettre ou certificat provenant de l’association professionnelle attestant que votre employé est couvert sur le régime
  • Sachez toutefois que votre responsabilité légale envers la RAMQ se limite à vos employés. Ainsi, si un employé n’inscrit pas son conjoint de fait ou époux à votre régime d’assurance privé et que le conjoint n’a pas d’assurance à son emploi, vous n’êtes pas passible de pénalité de ce côté, mais l’employé lui serait passible d’une pénalité.
  • Pour plus de détails sur vos responsabilités en tant qu’employeur vous pouvez visiter cette section du site de la RAMQ ou vous pouvez également consulter les textes de lois et les règlements de la RAMQ ici.

 

RAMQ – RESPONSABILITÉS DE L’EMPLOYÉ

  • L’employé a la responsabilité de compléter son adhésion au régime privé offert par son employeur
  • Si avant de participer au régime de son employeur, l’employé était inscrit sur le régime public de la RAMQ, il est de son ressort de se désinscrire du régime public (il peut le faire en communiquant avec la RAMQ au 1-800-561-9749)
  • Il a également l’obligation d’assurer son conjoint et ses enfants à charge si ces derniers ne sont pas déjà assurés sur un autre régime privé.

 

QUELQUES CONSEILS POUR ÉVITER LES EMBROUILLES

  • Lorsque vous embauchez un employé, fixez-vous un rappel environ 3 à 4 semaines avant sa date d’admissibilité pour lui rappeler de vous remettre son formulaire d’adhésion signé
  • Puisque la situation matrimoniale de vos employés peut changer sans que vous en soyez nécessairement informés (ex : l’employée X s’est séparée et était couverte sur l’assurance de son conjoint pour les médicaments), faites de petites validations périodiques auprès de votre personnel (ex : 1 fois ou 2 par année) pour vous assurer que tous les employés admissibles sont couverts via votre régime ou celui de leur conjoint.
  • Si un employé tarde à remettre son formulaire d’adhésion au régime, pour vous éviter d’être pris en défaut advenant une enquête de la RAMQ,  inscrivez le sur le plan d’assurance avec une couverture individuelle et prélevez le montant sur sa paye dès sa date d’admissibilité à l’assurance et avisez-le que vous procédez ainsi.
  • Même si, en tant qu’employeur, vous n’êtes pas passible d’amende si l’un de vos employés omettait d’assurer son conjoint ou ses personnes à charge sur votre régime alors que ces derniers ne sont pas couverts par un autre régime privé, ce serait bien de les informer ou de leur rappeler qu’ils doivent le faire pour se conformer à la loi. Ça pourrait leur éviter de potentiels pépins et ils vous en seront sans doute reconnaissants, car plusieurs personnes ne connaissent pas cet aspect de la loi sur la RAMQ.
  • Si vos employés vous questionnent à ce sujet, vous pouvez les référer au dépliant explicatif de la RAMQ «L’assurance médicaments c’est OBLIGATOIRE»

Si vous avez d’autres questions au sujet de vos obligations en regard de la loi sur la RAMQ ou encore si vous avez des préoccupations par rapport à un cas en particulier, n’hésitez pas à communiquer avec nous!

 

 

Sources : Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec, RAMQ : Dépliant L’assurance médicaments c’est OBLIGATOIRE, Lois et règlements sur le Régime général d’assurance médicaments

La loi 39 – Régime volontaire d’épargne – Tout ce qu’il faut savoir!

En quoi consiste la loi 39?regime-cd

L’Assemblée nationale du Québec a adopté, le 3 décembre 2013, le projet de loi 39 intitulé Loi sur les régimes volontaires d’épargne-retraite (RVER). Ce projet de loi fera en sorte que la majorité des PME québécoises devront offrir un régime de retraite à leurs employés.

 

Quelles sont les entreprises ciblées?

Les entreprises ciblées sont celles de 5 employés et plus

 

L’employeur est-il obligé de mettre un régime d’épargne retraite en place?

OUI, les employeurs des entreprises ciblées (5 employés et plus) seront tenus de mettre un RVER ou un régime équivalent (ex : REER collectif,ou RRS) en place.

  

L’employeur est-il obligé de contribuer financièrement au régime?

NON l’employeur n’est pas obligé de contribuer à l’épargne retraite de ses employés. L’obligation de l’employeur est d’offrir à ses employés admissibles la possibilité d’épargner pour la retraite au moyen de retenues salariales ou de prélèvements périodiques. La contribution de l’employeur est donc facultative.

 

Qui sont les employés admissibles?

Les employés âgés d’au moins 18 ans et comptant une année de service continu

 

Quelle est la date limite pour instaurer le régime de retraite?

  • La date de mise en vigueur de la loi 39 est le 1er juillet 2014 et la date limite pour la mise en place du régime varie selon la taille de l’entreprise. Bien sûr, vous pouvez dès maintenant mettre en place un régime de retraite afin de vous conformer.
Nombre d’employés admissibles
Date limite de mise en place
20 employés et +31 décembre 2016
10 à 19 employés31 décembre 2017
5 à 9 employésDate exacte à fixer par l’État

 

Si j’offre déjà un régime de retraite à mes employés, suis-je déjà conforme ou dois-je aussi implanter un RVER?

  • Si vous avez déjà mis en place un régime de retraite dans votre entreprise, nous vous en félicitons! Vous faites partie des employeurs de choix!
  • Si tous vos employés de 18 ans et plus comptant 1 an de service continu sont admissibles, il y a d’excellentes chances que votre régime soit déjà conforme. Pour vous en assurer, n’hésitez pas à nous joindre au 1-877-575-7007
Veronique P Belair novembre 29, 2015 Aucun commentaire

Que faire avec un employé qui tarde à remettre son formulaire d’adhésion à l’assurance collective?

Au Québec, la loi stipule que lorsqu’un individu est éligible à un plan privé d’assurance médicaments, il est tenu d’y adhérer à moins de prouver qu’il est déjà couvert par un autre régime privé (régime du conjoint ou régime d’association professionnelle). En fait, en vertu de la Loi sur l’assurance médicaments, en tant qu’employeur, à moins que l’employé ne vous ait fourni une preuve à l’effet qu’il est couvert par un autre régime privé, vous êtes tenu depuis le 1er janvier 2007, de prélever le montant de la prime lié à cette assurance sur la rémunération que vous versez à chacun de vos employés admissibles et remettre les sommes ainsi prélevées à l’assureur ou à l’administrateur du régime.

Un employé affirmant être couvert par un autre régime privé d’assurance collective doit vous fournir l’une des preuves suivantes :

  • une photocopie de sa carte d’assurance collective;
  • un formulaire rempli par l’employeur de son conjoint ou une lettre rédigée par cet employeur sur le papier en-tête de l’entreprise ou de l’organisme;
  • une lettre ou un certificat de l’association ou de l’ordre professionnels dont il est membre;
  • un document signé dans lequel il déclare être couvert par un autre régime privé

Il est important pour vous de conserver ces documents, car ils vous permettront de prouver que l’employé était bel et bien couvert par un autre régime en cas de vérification par la RAMQ. Sachez par ailleurs qu’un employé exempté de l’assurance médicaments doit tout de même adhérer à l’assurance vie et invalidité s’ils sont offerts par son employeur. Si l’employé était admissible, mais pas assuré et qu’il devenait invalide et/ou décédait, en tant qu’employeur vous pourriez vous exposer à des poursuites et être tenu de payer le capital d’assurance vie ou invalidité auquel l’employé aurait eu droit s’il avait été assuré….

Il arrive parfois qu’un employé demande à être exempté pour payer moins cher en adhérant à la RAMQ, mais ce type de manœuvre va à l’encontre de la loi. La RAMQ effectue couramment des vérifications et un employeur étant pris en défaut est passible d’un amende de 1000$ à 10 000$. Il est donc fortement conseillé de simplement suivre la loi et de faire preuve de rigueur dans l’adhésion des employés au régime d’assurance collective, car autrement les conséquences pourraient s’avérer onéreuses !

Veronique P Belair février 20, 2014 Aucun commentaire

Fixez les critères d’admissibilité avec soin

Lors de la mise en place d’un programme d’assurance collective, portez une attention particulière aux critères d’admissibilité à l’assurance collective. Pourquoi ? : Parce que des critères d’admissibilité appropriés vous permettront de bien gérer les coûts reliés à l’assurance et ils pourront également vous permettre de motiver les employés et les fidéliser.

  • Ex : si vous êtes trop restrictifs et que seulement 30% de vos employés ont droit à l’assurance collective car vous exigez 2 ans d’ancienneté ainsi qu’un minimum de 40h/semaine, alors que la majorité de vos employés en travaille 35, ça pourrait s’avérer peu attrayant pour les employés.
  • Ex : et si au contraire vos critères ne sont pas assez restrictifs et que même les employés à temps partiel qui font 10h par semaine y ont droit le coût pourrait s’avérer plus élevé que ce que vous aviez planifié.

Ces règles peuvent varier en fonction du type d’entreprise, mais de règle générale nous recommandons un délai de 3 à 6 mois d’ancienneté avant que l’employé ne puisse être admissible au programme d’assurance et qu’il travaille un minimum de 25h à 30h par semaine.

Lorsque le budget est limité, une alternative qui permettrait de réduire les coûts serait de restreindre l’assurance collective à une catégorie d’employés (ex : employés de bureau ou cadres). Si vous avez de la difficulté à recruter un certain type d’employés (ex : employés au service à la clientèle) il serait judicieux de s’assurer que cette catégorie d’employés ait accès à l’assurance, car ceci  favorisera l’embauche ainsi que la rétention de ces employés clés.

Que ce soit via un régime traditionnel d’assurance collective, via un régime modulaire ou encore via un compte de gestion santé (compte Flex), sachez qu’il existe de nombreuses possibilités afin de bâtir un régime qui répondra à vos besoins et surtout à votre budget!